Для початку треба визнати – електронні трудові книжки не існують як книжки. Тепер це віртуальний набір даних, але не довільний, а чітко регламентований законодавством. По суті електронна трудова книжка – це складова персональної картки, яку ведуть на застраховану особу у відповідному державному реєстрі. Тобто відомості про стаж і досвід роботи надалі існуватимуть як визначений набір даних в електронному вигляді. У цьому матеріалі ми поговоримо про усі аспекти запровадження та застосування електронних трудових книжок, які відомі нам на сьогодні.
Про запровадження електронних трудових книжок говорилося вже давно. Правду кажучи, на їх паперових колег давно було багато нарікань. Помилки, описки, неуважність роботодавців, не говорячи вже про ризики загубити чи пошкодити, добре попсували імідж паперовим трудовим книжкам. З іншого боку, багато хто остерігався переведення їх в електронну форму, побоюючись, що цифровий формат буде ненадійним і дорогоцінні дані про стаж і місця роботи можуть бути втраченими. Але поки що такі побоювання виглядають безпідставними – процедура переведення кадрової інформації в електронний формат прописана доволі прозоро, та й перехідний період встановили чималий. Утім, давайте за порядком.
Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» запрацював 10 червня 2021 року. Він встановив нові правила обліку трудової діяльності працівника. Канула в Лету класична, ще з радянських часів, схема з існуванням паперової книжечки, куди кадровики та роботодавці записують старанно приймання на роботу та звільнення з неї (а колись записували ще й догани та заохочення). Надалі такі відомості повинні опинятися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Отже, з 10.06.2021 р. усі роботодавці повинні подавати до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників. Протягом 5-річного перехідного періоду дозволене паралельне використання паперової трудової книжки та електронної форми відомостей про трудову діяльність.
Як роботодавець, так і працівник зможуть (звісно, за наявності електрики, комп’ютера та доступу до інтернету) мати доступу до інформації про набутий працівником стаж для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Зокрема – для обрахунків виплат у разі тимчасової втрати працездатності (лікарняного).
Одним з головних аргументів на користь запровадження електронних трудових книжок було їх використання для призначення пенсії. Тепер електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам, себто Пенсійному фонду, призначати особі пенсію автоматично, без необхідності звернення такої особи. Утім, за останньої зберігається право вибору для поліпшення запропонованого Пенсійним фондом розрахункового розміру. Так указана особа може надати відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 р., тобто до запровадження персоніфікованого обліку. Також можна відтермінувати свій вихід на пенсію, щоб отримати підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку.
