Що змінилося? Два роки тому Пенсійний фонд України створив новий сервіс – електронний реєстр листків непрацездатності (далі – Реєстр). Починаючи з 1 червня 2021 року запускається пілотне тестування Реєстру, а в повному обсязі перехід на е-лікарняні має відбутися з 1 вересня 2021 року.
Увага! Електронні лікарняні листки діятимуть якийсь час паралельно з паперовими, оскільки е-лікарняний зможуть отримати тільки пацієнти, які зареєстровані в електронній системі охорони здоров’я.
! Електронна система охорони здоров’я (e-health) – українська інформаційно-телекомунікаційна система, у якій ведеться автоматизований облік медичних послуг та управління медичною інформацією в електронному вигляді.
Нормативна база
Зараз діє Порядок організації ведення електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затверджений постановою КМУ від 17.04.19 р. № 328 (у редакції постанови КМУ від 31.03.21 р. № 323, далі – Порядок № 328). Нова редакція набула чинності з 1 травня 2021 року.
Крім того, МОЗ підготував проєкт наказу «Деякі питання формування і видачі медичних висновків про тимчасову непрацездатність», який розміщений для обговорення на сайті Федерації профспілок України.
Алгоритм створення е-лікарняних у Реєстрі
Лікар після огляду хворого формує в електронній системі охорони здоров’я медичний висновок про тимчасову непрацездатність залежно від категорії (загальне захворювання, вагітність і пологи тощо) Через веб-інтерфейс медичної інформаційної системи ці дані вносяться до Реєстру, де формується електронний листок непрацездатності з єдиним реєстраційним номером.
Такий документ є підставою для вивільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення і надання соціальних послуг відповідно до законодавства про ЗДСС.
Яка інформація відображається в Реєстрі?
За кожним випадком тимчасової непрацездатності в Реєстрі має відображатися така інформація:
- Про тимчасово непрацездатного працівника: паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків, унікальний ідентифікатор з реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я, найменування страхувальника і його код з ЄДРПОУ, пільговий статус (чорнобильці, догляд за дитиною до 14 років тощо).
- Про пацієнта (у разі потреби догляду: за хворою дитиною, за хворим членом сім’ї, за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною): дата народження, унікальний ідентифікатор з реєстру пацієнтів, статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідність (за наявності).
- Про сам випадок непрацездатності: його унікальний номер, номер і дата реєстрації медичного висновку в реєстрі медичних висновків, реєстраційний номер лікарняного листка, причина і період непрацездатності (визначаються термінами, зазначеними в медичному висновку), порушення режиму лікування із зазначенням дати і виду порушення (за наявності), дата огляду і висновок медико-соціальної експертної комісії (за наявності) тощо.
- Про особу, яка сформувала медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я: посада, П. І. Б., реєстраційний номер облікової картки платника податків.
- Про установу охорони здоров’я, яка видала лікарняний: найменування суб’єкта господарювання і його код ЄДРПОУ, ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств.
- Про суму допомоги, нарахованої на підставі лікарняного листка, зокрема суму оплати перших п’яти днів непрацездатності: дані про виплату, про відмову в оплаті перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (якщо мала місце така відмова).
Як бачимо, уся ця інформація практично збігається з тією, яку зазначали раніше на паперових бланках лікарняних листків.
Хто вноситиме вищезгадану інформацію до Реєстру?
Таку інформацію вноситимуть до Реєстру лікарі, страхувальники (роботодавці), ФСС та інші організації. Порядок унесення даних до Реєстру буде затверджений законодавчо.
Хто вестиме Реєстр і розпоряджатиметься інформацією, яка до нього надходить?
Формує Реєстр і веде його Пенсійний фонд України, який є власником інформації, унесеної до Реєстру (п. 4 Порядку № 328).
Отримання інформації з Реєстру
Для того щоб працівникові могли нарахувати допомогу за хворобою або по вагітності та пологах, підприємству потрібно отримати е-лікарняний, тобто інформацію з Реєстру про період і причину непрацездатності свого працівника.
Як знайти інформацію про конкретний е-лікарняний у Реєстрі?
Пошук відомостей у Реєстрі здійснюється за прізвищем, іменем, по батькові та датою народження застрахованої особи, її реєстраційним номером облікової картки платника податків (п. 17 Порядку № 328).
Кому, яким чином і в якому вигляді надається інформація з Реєстру?
Інформація з Реєстру надається:
- застрахованим особам;
- страхувальникам (роботодавцям) – за період перебування особи в трудових відносинах з ним.
Інформація надається через електронні кабінети застрахованої особи і страхувальника на порталі послуг ПФУ у вигляді витягу з Реєстру. Це й буде е-лікарняний, на підставі якого нараховуються суми допомоги. Роздрукований витяг є копією е-лікарняного.
Як можна отримати оригінал е-лікарняного?
Оригіналом е-лікарняного є інформація в Реєстрі, а також роздрукований витяг, завірений органами ПФУ. Його може отримати в територіальному органі ПФУ за усним зверненням (п. 16 Порядку № 328):
- застрахована особа – особисто (треба пред’явити документ, що посвідчує особу, і реєстраційний номер облікової картки платника податків);
- батьки, опікун – якщо застрахована особа є неповнолітньою або недієздатною (у цьому випадку потрібно пред’явити документи, що посвідчують особу, і документи, які підтвердять споріднені зв’язки із застрахованою особою);
- представник застрахованої особи або страхувальника (слід пред’явити документ, що посвідчує особу, і довіреність).
Де повинні зберігатися витяги з Реєстру (роздруківки або в електронній формі)?
За роз’ясненнями фахівців ФСС, е-витяги повинні зберігатися на підприємстві (як раніше бланки лікарняних листків). Тільки поки що не ясно, достатньо копій чи знадобляться оригінали, завірені ПФУ.
Чи буде вільний доступ до інформації з Реєстру?
Частина інформації з Реєстру буде у вільному доступі (без електронної ідентифікації користувача на порталі послуг). Це буде знеособлена інформація, зокрема:
- про листок непрацездатності (за єдиним номером): дата його відкриття, продовження, закриття, відомості про перевірку обґрунтованості його видачі (у разі такої перевірки);
- кількість і тривалість зареєстрованих листків непрацездатності за місяць, квартал, рік за установами охорони здоров’я і особами, які встановили тимчасову непрацездатність;
- кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік – за адміністративно-територіальними одиницями і страхувальниками;
- суми допомоги, виплачені на підставі листків непрацездатності, за місяць, квартал, рік – за страхувальниками.
Подальші дії підприємства
Отримавши інформацію з Реєстру про період і причину непрацездатності, підприємство діє за таким алгоритмом:
- комісія (уповноважений) із соцстрахування розглядає листок непрацездатності та виносить постанову про його оплату (відмову від оплати);
- бухгалтерія розраховує суму допомоги (лікарняні або декретні);
- для отримання фінансування від ФСС – складається заява-розрахунок, у якій наводяться дані за е-лікарняним;
- отримана на спецрахунок сума допомога від ФСС виплачується працівникові.
Як підприємство дізнається, що у працівника є е-лікарняний?
Тепер багатьом підприємствам доведеться внести корективи до звичного алгоритму дій з нарахування лікарняних. Адже раніше працівник сам приносив до бухгалтерії бланк листка непрацездатності, і на підприємстві знали, що працівникові слід оплатити лікарняний. А як тепер підприємство дізнається, що у працівника є е-лікарняний? Тільки, якщо він оповістить про це особисто або принесе завірений ПФУ витяг.
Отримати в органах ПФУ завірений документ – не так просто, це процедура досить трудомістка. Тому якщо на підприємстві є можливість отримувати інформацію в електронному вигляді з Реєстру, рекомендуємо користуватися саме цим способом.
Але для цього потрібно організувати на підприємстві процес сповіщення про оформлені лікарняні листки. Тобто в локальному документі потрібно зафіксувати правило, що працівник зобов’язаний повідомити про оформлений йому е-лікарняний, наприклад, відділ кадрів або бухгалтерію, або комісію із соцстрахування. Тоді можна буде централізовано роздрукувати е-витяг за всіма лікарняними, виданими працівникам за певний період.
Наприклад, повідомлення працівник може робити в доданому програмному забезпеченні («Документообіг», «Бітрікс»), якщо таке встановлене на підприємстві, або в соцмережі. Або можна розробити на підприємстві бланк-бігунок з однією-єдиною інформацією – про наявність е-лікарняного.
У будь-якому випадку доведіть до відома працівників, що вони повинні повідомляти про наявність у них е-лікарняного, якщо хочуть своєчасно отримувати лікарняні (декретні).
